Bestehende Termine am Telefon: Auskunft, Absage und Verschiebung
Anwendungsfall Termine. One100 nennt Patient:innen ihre Termine und nimmt Absagen und Verschiebungen an: direkt im Kalender, wo Ihr System es erlaubt, sonst als fertige Anfrage für Ihr Team.
- Im Kalender, wo Ihr System es erlaubt
- Sonst als Anfrage
- 24/7
- 60 Sprachen
Das Problem
Absagen, die nie ankommen
Absagen kommen per Anrufbeantworter oder gar nicht; der Behandlungsplatz bleibt leer. "Wann war nochmal mein Termin?" blockiert die Leitung für alle anderen.
So löst es One100
So löst es One100
Patient:innen erkennen
Über Telefonnummer und ein zweites Merkmal wie Geburtsdatum oder Nachname, bevor Termine genannt oder geändert werden.
Sie stellen ein: Sie wählen das zweite Merkmal.
Terminauskunft
Wo Ihr System Termine abrufbar macht, nennt One100 anstehende Termine mit Leistung, Ärzt:in, Ort, Tag und Uhrzeit.
Absage und Verschiebung im Kalender
Wo Ihr System es erlaubt, sagt One100 ab oder verschiebt direkt, immer erst nach ausdrücklicher Bestätigung. Ihre Absagefristen gelten: Ist es dafür zu spät, sagt One100 das mit Begründung.
Sie stellen ein: Absagen direkt oder als Anfrage an Ihr Team.
Ohne Kalenderanbindung
Eine strukturierte Änderungsanfrage mit Termin (auch ungefähr: "nächste Woche vormittags"), Grund und Wunschzeitraum, automatisch an die betroffene Ärztin oder Therapeutin.
Sie stellen ein: Zustellung an die betroffene Person.
Beispiel-Anruf
Beispiel-Anruf
Ein fiktives Gespräch in einer Praxis, deren Kalendersystem Verschiebungen erlaubt: eine Patientin verschiebt ihren Physiotherapie-Termin.
Eingehender Anruf
Physiotherapie • Terminänderung
One100: Praxis Physio Mitte, guten Tag. Wie kann ich Ihnen helfen?
Anrufer:in: Ich muss meinen Termin nächste Woche verschieben.
One100: Gern. Ich habe Ihre Nummer erkannt. Darf ich zur Sicherheit noch Ihr Geburtsdatum haben?
Anrufer:in: Der 3. März 1985.
One100: Danke, Frau Klein. Ich sehe Physiotherapie am Dienstag um 10 Uhr bei Frau Huber. Ist das der Termin?
Patientin identifiziertTermin gefundenAnrufer:in: Ja, genau. Geht es später in der Woche, am Nachmittag?
One100: Bei Frau Huber ist Donnerstag um 14 Uhr frei. Soll ich Ihren Termin auf Donnerstag, 14 Uhr, verschieben?
Anrufer:in: Ja, passt.
One100: Der Dienstag ist storniert, Donnerstag 14 Uhr ist gebucht. Sie erhalten gleich eine SMS mit der Bestätigung.
umgebucht
Im One100 Tool
So sieht es im One100 Tool aus
Jede Änderung ist nachvollziehbar: wer angerufen hat, wie die Person erkannt wurde und was im Kalender passiert ist.
Gesprächsprotokoll
vor 4 Min · Telefon
ZusammenfassungPatientin möchte ihren Termin am Dienstag verschieben. Neuer Termin am Donnerstag um 14 Uhr gebucht, danach der alte Termin storniert.
- Identifikation
- Telefonnummer und Geburtsdatumgeprüft
- Alter Termin
- Di, 10:00 · Physiotherapie · Frau Huberstorniert
- Neuer Termin
- Do, 14:00 · Physiotherapie · Frau Hubergebucht
- Zweites Merkmal geprüft
- Neuer Termin vor Freigabe des alten gebucht
- Datum und Uhrzeit bestätigt
- 13:00 · Physiotherapie
- 14:00 · Physiotherapie · J. KleinNeu · Telefon
- 15:00 · frei
Der Dienstag, 10:00 Uhr, ist wieder buchbar.
Terminänderung
im Anfrage-Modell · ohne Kalenderanbindung
- Therapeutin
- Frau Huber
- Termin
- nächste Woche Dienstag, vormittags
- Grund
- beruflich verhindert
- Wunschzeitraum
- Do oder Fr, nachmittags
- Zuständig
- Frau Huberzugestellt
ÜbernehmenAntwort per SMS
Darstellung vereinfacht, alle Daten erfunden.
Ihre Regeln
Ihre Regeln
Zum Beispiel, festgelegt gemeinsam im Onboarding:
- Zweites Merkmal für die Identifikation, z. B. Geburtsdatum oder Nachname
- Absagen direkt im Kalender oder als Anfrage an Ihr Team
- Ihre Absagefristen, die One100 am Telefon begründet
- Absage mit Grund erfassen
- Zustellung an die betroffene Ärztin oder Therapeutin
Aus dem Live-Betrieb
Erfahrung aus dem Live-Betrieb von One100
- erfassten Anliegen sind beim Zahnarzt Absagen oder Verschiebungen1
- 4 von 10
- Terminvorgang in der Orthopädie ist eine Absage oder Verschiebung2
- jeder 6.
- der Anliegen erfolgreich gelöst
- 80 %
So rechnen wir
- 1Zahnmedizin: Anteil der Absagen und Verschiebungen an allen erfassten Anliegen, gerundet.
- 2Orthopädie: Anteil der Absagen und Verschiebungen an allen Terminvorgängen, gerundet.
- Quelle: Live-Betrieb von One100, ohne Test- und Demo-Gespräche, Stand Oktober 2026.
- Erfolgreich gelöst: Gespräche mit erfolgreichem Ergebnis im Verhältnis zu allen bewerteten Gesprächen, also erfolgreich oder nicht erfolgreich. Kurzanrufe unter 30 Sekunden zählen in keinem Prozentwert mit.
- 80 % One100-weit: gewichteter Wert über die ausgewerteten Fachrichtungen.
- Alle Werte sind gerundet.
Für welche Branchen
Häufige Fragen
Ja, wenn Ihr System Termine abrufbar macht. Nach der Identifikation über Telefonnummer und ein zweites Merkmal nennt One100 die anstehenden Termine mit Leistung, Tag und Uhrzeit.
Wo Ihr System es erlaubt, ja: nach ausdrücklicher Bestätigung der Patient:in, und der Slot ist danach wieder frei. Ihre Absagefristen gelten. Sonst erfasst One100 eine Änderungsanfrage für Ihr Team.
One100 fragt den Wunschtermin ab, nennt freie Termine und verschiebt nach Bestätigung, wo Ihr System es erlaubt. Sonst geht der Wunsch als Änderungsanfrage an Ihr Team.
Die betroffene Ärztin, der betroffene Arzt oder die Therapeutin, automatisch nach Ihren Zustellregeln, inklusive Grund, wenn Sie ihn erfassen lassen.
Ihre Absagefristen. Liegt eine Absage innerhalb der Frist, sagt One100 nicht ab und nennt der Anrufer:in den Grund.
Pakete ab 119 € pro Monat, zzgl. USt.
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Wir zeigen Ihnen, wie One100 diesen Anwendungsfall mit Ihren Regeln übernimmt. Ihre Rufnummer bleibt dieselbe.
Der Terminkalender wird von HubSpot bereitgestellt. Beim Laden werden Daten an HubSpot übertragen.