Einrichtung
In diesem Abschnitt richten Sie Ihre One100 KI-Telefonassistent:in Schritt für Schritt ein. Die folgenden Einstellungen bestimmen, wie die Assistentin spricht, handelt und wahrgenommen wird.
Grundeinstellungen
Name der Assistentin
Der Name der Assistentin ist frei wählbar. Die Assistentin kann sich mit Namen vorstellen oder neutral ohne Namen sprechen.
Warum ein Name sinnvoll sein kann:
- wirkt persönlicher
- erhöht Akzeptanz
- reduziert Skepsis bei Anrufern
Beispiel mit Name:
„Guten Tag, hier ist Anna, die digitale Telefonassistentin der Ordination von Frau Dr. Muster, wie kann ich Ihnen weiterhelfen?"
Beispiel neutral:
„Guten Tag, Sie sprechen mit der digitalen Telefonassistentin der Ordination von Fr. Dr. Muster, wie kann ich Ihnen weiterhelfen?"
Praxis- / Unternehmensname
Der Praxis- oder Unternehmensname ist zwingend erforderlich.
Er ermöglicht:
- klare Zuordnung für Anrufer
- korrekte Selbstvorstellung
- konsistente Kommunikation
Die Assistentin bezieht sich im Gespräch aktiv auf diesen Namen.
Begrüßung
Die Begrüßung ist einer der wichtigsten Teile des Set-ups.
Sie sollte:
- klar sagen, wo man gelandet ist
- erklären, dass man mit einer Assistentin spricht
- kurz erklären, was möglich ist
Beispiel einer guten Begrüßung:
„Guten Tag, Sie haben die Ordination von Frau Dr. Muster erreicht. Ich bin die telefonische Assistentin und unterstütze bei Terminvereinbarungen und allgemeinen Anfragen. Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?"
Wissensdatenbank
In der Wissensdatenbank können Ordinationen alle relevanten Informationen zu ihrer Praxis hinterlegen – so, wie Patientinnen und Patienten sie typischerweise am Telefon erfragen. Dazu zählen unter anderem Leistungen, Ärzt:innen, Öffnungszeiten, Terminarten, Preise und organisatorische Abläufe.
Dafür stehen strukturierte Vorlagen für alle gängigen Praxisformen zur Verfügung, die einfach an die jeweilige Ordination angepasst werden können. Diese Wissensdatenbank bildet die Grundlage dafür, dass die KI-Telefonassistent:in Anfragen korrekt beantwortet und Termine zuverlässig zuordnet.
Mögliche Inhalte
Verhalten
In diesem Bereich legen Sie fest, wie sich die Assistentin im Gespräch verhält. Dazu gehören allgemeine Regeln, die immer gelten, sowie individuelle Verhaltensweisen, die an die Bedürfnisse Ihrer Ordination angepasst werden können.
Allgemeine Regeln
Allgemeine Regeln definieren klare Grenzen für das Verhalten der Assistentin. Sie legen fest, was die Assistentin tun darf und was nicht – unabhängig vom konkreten Gesprächsverlauf. Diese Regeln sorgen für Sicherheit, Professionalität und den Schutz sensibler Daten.
Typische Inhalte:
- Keine medizinischen Diagnosen oder Behandlungsempfehlungen
- Keine sensiblen Daten erfragen (z.B. Bankdaten, Passwörter)
- Vertraulichkeit der Patientendaten wahren
- Respektvoller und professioneller Umgang
- Keine falschen oder spekulativen Aussagen
- Höfliches Beenden bei unangemessenem Verhalten
Verhaltensweisen der Assistentin
Hier definieren Sie, wie die Assistentin mit Anrufern interagiert – also ihren Kommunikationsstil, ihre Rolle und ihre Aufgaben im Gespräch. Diese Einstellungen prägen den Gesprächscharakter und sorgen dafür, dass die Assistentin zur Praxis passt.
Typische Inhalte:
- Freundliche und professionelle Gesprächsführung
- Aufmerksames Zuhören und Verstehen des Anliegens
- Effiziente und zielgerichtete Kommunikation
- Empathischer Tonfall
- Klare Weiterleitung bei Terminanfragen
Stimme & Sprache
Sie können aus vielen Stimmen in unserem One100 Portal auswählen. Dabei gibt es eine Vielzahl an weibliche und männlichen Stimmen mit unterschiedlichen Dialekten und Sprachmustern.
Unterstützte Sprachen
Die Assistentin unterstützt eine Vielzahl von Sprachen und kann automatisch die Sprache des Anrufers erkennen und entsprechend antworten. In den Grundeinstellungen spricht die Assistentin Deutsch, sollten sie weitere Sprachen für Anruferinnen freischalten wollen, können Sie dies mit wenigen Klicks im One100 Portal tun.
Testanruf
Über den Web-Testanruf können Sie Ihre KI-Assistentin direkt im Browser testen.
Der Testanruf ist kostenlos und erfordert keine Telefonnummer und keine Einrichtung.
So können Sie Funktionen, Sprache und Gesprächsführung unverbindlich ausprobieren, bevor Sie live gehen.