3CX

Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie Sie eingehende Anrufe Ihrer bestehenden 3CX-Telefonanlage an Ihre One100 KI-Telefonassistent:in weiterleiten - entweder sofort oder nach einer einstellbaren Klingelzeit.

Was Sie in dieser Anleitung einrichten

• Eine Verbindung zwischen Ihrer bestehenden 3CX-Anlage und One100
• Eine automatische Weiterleitung - wahlweise:
  • Variante A: Nach X Sekunden Klingeln auf Ihrer Durchwahl
  • Variante B: Sofort an die KI (ohne Klingeln)

Geplante Dauer: 30 bis 45 Minuten.

Was Sie vorher brauchen

• Eine funktionierende 3CX-Telefonanlage (Cloud oder Self-Hosted, Version 18+)
• Admin-Zugang zur 3CX-Adminkonsole
• Mindestens eine eingerichtete Durchwahl, auf der heute schon Anrufe ankommen
• Die öffentliche IP Ihrer 3CX-Anlage

Einen aktiven One100-Account

So funktioniert das Setup im Überblick

Anrufer wählt Ihre Praxisnummer
       │
       ▼
Bestehende 3CX-Telefonanlage
       │
       │  -> Variante A: X Sekunden klingeln, dann ────┐
       │  -> Variante B: Sofort weiterleiten           │
       │                                               ▼
       │                                   One100 KI nimmt den Anruf entgegen
       │
       ▼
   (eigene Durchwahl klingelt zuerst,
    falls Variante A gewählt ist)

Drei Bausteine müssen eingerichtet werden:

1.Vorbereitung mit One100

Bevor Sie in 3CX etwas konfigurieren, koordinieren Sie zwei Dinge mit dem One100-Team.

1.1 Custom Number anfordern

Das One100-Team weist Ihnen eine Custom Number zu, z.B. `+43999XXXX`. Diese ist die interne Kennung Ihrer KI-Telefonassistent:in im One100-System - keine echte PSTN-Nummer, kann nicht von außen direkt angerufen werden.

Sie brauchen die Custom Number in Schritt 2 und 4 dieser Anleitung. Notieren Sie sich die Nummer.

1.2 3CX-IP an One100 schicken

Damit One100 nur Verbindungen von Ihrer eigenen 3CX-Anlage akzeptiert, müssen wir die öffentliche IP Ihrer Anlage in unsere Whitelist eintragen.

3CX-IP herausfinden:

In der 3CX-Adminkonsole -> Systemübersicht öffnen. Dort steht die öffentliche IPv4-Adresse Ihrer Anlage prominent auf der Hauptseite, z.B. `165.245.209.23`.

Alternativ: Tragen Sie Ihren 3CX-FQDN auf whatsmydns.net ein - dort wird die zugehörige IP angezeigt.

An One100 schicken:

Senden Sie die IP an support@one100.ai. Wir tragen sie in die Whitelist ein und bestätigen, sobald aktiviert.

2.One100 als Trunk in 3CX einrichten

Jetzt sagen wir Ihrer 3CX-Anlage, wie sie Anrufe an One100 schicken kann.

2.1 Neuen Trunk anlegen

1. In der 3CX-Adminkonsole: Trunks & Chat -> + Trunk hinzufügen.
2. Einstellungen:

1. OK klicken.

2.2 Trunk konfigurieren - Tab „Allgemein"

Speichern.

2.3 Trunk konfigurieren - Tab „Optionen"

Im selben Trunk auf den Tab Optionen wechseln.

Speichern.

2.4 Trunk konfigurieren - Anrufer-ID-Kontrolle

Im Optionen-Tab nach unten scrollen -> Sektion Anrufer-ID-Kontrolle ausklappen.

Speichern.

2.5 Trunk-Status prüfen

Zurück in Trunks & Chat muss neben `One100 Outbound` ein grüner Punkt stehen.

2.6 (Optional) Alternatives Setup mit TLS-Verschlüsselung

Die in Schritt 2.2 beschriebene Standard-Variante verbindet sich über den Hostname `sip-eu.one100.ai` per UDP zur One100. Für Praxen mit erhöhten Datenschutz-Anforderungen gibt es alternativ eine TLS-verschlüsselte Variante.

Übersicht der zwei Varianten

Beide Varianten verwenden weiterhin „IP-basiert" als Authentifizierungs-Art und sind funktional gleichwertig - sie unterscheiden sich nur in der Verschlüsselungsebene.

Variante: TLS-Verschlüsselung

Diese Variante verschlüsselt sowohl die SIP-Signalisierung als auch den Audio-Stream zwischen Ihrer 3CX und One100. Setup-Nachrichten (wer ruft wen an, welche Nummer, wann) und die Sprache selbst sind im Transit nicht mehr im Klartext lesbar.

Änderungen gegenüber Standard:

Zwei Tabs müssen angepasst werden.

Allgemein-Tab -> Serverdetails:

Optionen-Tab -> Konfiguration:

Alle anderen Einstellungen bleiben unverändert. Speichern -> Trunk-Status grün abwarten -> Testanruf.

3.Ausgehende Regel anlegen

Damit 3CX weiß, dass interne Wahlen mit dem Präfix `9100` über den One100-Trunk geleitet werden sollen.

3.1 Regel erstellen

1. Ausgehende Regeln -> + Hinzufügen.
2. Felder ausfüllen:

3.2 Route konfigurieren

Im selben Dialog im Bereich Anrufe tätigen über:

Speichern.

Nach dem Speichern erscheint die Regel in der Liste:

4.Anrufweiterleitung an die KI aktivieren

Es gibt zahlreiche Wege, eingehende Anrufe an die One100 KI-Telefonassistent:in weiterzuleiten. Ein häufig genutzter Weg ist die Anrufweiterleitung über die persönlichen Optionen / Einstellungen des Nutzers - dieser wird unten beispielhaft beschrieben.

Welche Variante passt zu Ihnen?

Variante A: Nach X Sekunden Klingeln, dann an die KI

Diese Variante ist die häufigste. Ihr Telefon klingelt erst eine Weile (üblich: 5-15 Sekunden). Falls niemand abhebt, geht der Anruf an die KI.

A.1 Anrufweiterleitung öffnen

Die Anrufweiterleitung für eine Nebenstelle finden Sie in den persönlichen Optionen des jeweiligen Nutzers - entweder direkt in dessen 3CX-Web-Client oder über die Adminkonsole.

1. Optionen -> Anrufweiterleitung öffnen.
2. Linke Spalte: Profil „Verfügbar" auswählen.

A.2 Felder ausfüllen - „Unbeantwortete Anrufe"

A.3 Felder ausfüllen - „Besetzt oder nicht angemeldet"

Genau dieselben Werte wie oben.

A.4 Speichern

Oben auf Speichern klicken.

Variante B: Sofort an die KI weiterleiten

Diese Variante leitet Anrufe ohne Klingeln direkt an die KI weiter. Sinnvoll z.B. nach Geschäftsschluss oder wenn Sie generell nicht selbst telefonieren möchten.

B.1 Anrufweiterleitung öffnen

1. Optionen -> Anrufweiterleitung öffnen.
2. Linke Spalte: Profil „Verfügbar" auswählen.

B.2 Felder ausfüllen - „Unbeantwortete Anrufe"

B.3 Felder ausfüllen - „Besetzt oder nicht angemeldet"

Dieselben Werte.

B.4 Speichern

Variante B+: Per Statuswechsel zwischen A und B umschalten (optional)

Wenn Sie zwischen „selbst abheben" und „KI sofort" wechseln möchten, ohne jedes Mal die Konfiguration zu ändern:

1. Konfigurieren Sie Variante A im Profil „Verfügbar" (z.B. 15 Sekunden).
2. Konfigurieren Sie Variante B im Profil „Bitte nicht stören" (1 Sekunde Timeout).
3. Speichern Sie beide Profile.

Per Statuswechsel zwischen den Profilen wechseln Sie sofort:

Weitere Konfigurationsmöglichkeiten

Die beschriebenen Varianten A, B und B+ sind nur drei von vielen Wegen, eine Weiterleitung einzurichten. 3CX bietet eine ganze Reihe weiterer Profile und Steuerungsmöglichkeiten - z.B. eigene Regeln für Abwesend, Bitte nicht stören, Lunch, Business Trip oder Ausnahmen für bestimmte Zeiträume.

Im Profil „Abwesend" lassen sich beispielsweise eigene Weiterleitungsregeln für Urlaub oder Krankheit hinterlegen, mit zusätzlichen Optionen wie SIP-Rufumleitung (302) oder Weiterleitung in die Mailbox außerhalb der Geschäftszeiten:

Über den Zeitplan kann die Anrufweiterleitung zudem an eigene Geschäftszeiten oder Pausenzeiten gekoppelt werden - Status-Wechsel zwischen den Profilen erfolgen dann automatisch:

5.Testanruf

Rufen Sie die Telefonnummer an, auf der Sie in Schritt 4 die Weiterleitung konfiguriert haben.

Je nach Einstellung:

• Variante A: Telefon klingelt X Sekunden, dann übernimmt die KI und begrüßt den Anrufer.
• Variante B: Die KI hebt sofort ab.

Anruf im One100-Dashboard prüfen

In One100 -> Voice Agent -> Conversations. Der gerade getätigte Anruf erscheint dort mit:

• Vollständigem Transkript
• Metadaten (Dauer, Anrufer-Nummer, Zeitpunkt)

6.Anrufe von der KI an interne Durchwahlen weiterleiten

Die One100 KI-Telefonassistent:in kann das Anliegen einer Anruferin oder eines Anrufers erkennen und den Anruf gezielt an interne Durchwahlen weiterleiten - z. B. an die Rezeption, die Buchhaltung oder eine andere Ansprechperson. Die Weiterleitung erfolgt zurück über den bestehenden SIP-Trunk in Ihre 3CX-Anlage.

Sie definieren pro Use-Case ein Ziel (Durchwahl oder Rufgruppe) und beschreiben One100 möglichst präzise, wann die KI dorthin weiterleiten soll. One100 hinterlegt das Routing dann im KI-Agent.

6.1 Typische Use-Cases

Beispiele für Trigger, an denen die KI eine Rückweiterleitung auslösen kann:

• Anrufer:in möchte direkt mit der Rezeption sprechen → Weiterleitung an die Rezeptions-Durchwahl bzw. -Rufgruppe.
• Anruf zu offenen Rechnungen oder Zahlungsfragen → Weiterleitung an die Buchhaltung.
• Bewerbungs- oder Personalthemen → Weiterleitung an HR / Personalverantwortliche.
• Notfall oder dringende medizinische Frage → Weiterleitung an die diensthabende Ärztin / den diensthabenden Arzt.

Je präziser Sie den Trigger formulieren („wenn jemand explizit nach der Rezeption fragt", „wenn es um eine offene Rechnung geht"), desto verlässlicher entscheidet die KI.

6.2 Was Sie für die Rückweiterleitung benötigen

• Die FQDN Ihrer 3CX-Instanz (z. B. ihre-praxis.3cx.at).
• Pro Use-Case ein internes Ziel - eine Durchwahl oder (empfohlen) eine Rufgruppe.
• Die virtuelle Nebenstellennummer dieses Ziels (z. B. 200).
• Eine präzise Beschreibung des Triggers - wann soll die KI weiterleiten?

6.3 Empfehlung: Rufgruppe als Ziel anlegen

Wir empfehlen, pro Weiterleitungsziel eine eigene Rufgruppe anzulegen. So können Sie flexibel mehrere Mitarbeiter:innen zuordnen, das Klingelverhalten konfigurieren und das Routing zentral verwalten.

1. Öffnen Sie in 3CX die „Anrufverwaltung" und klicken Sie auf „+ Rufgruppe".

2. Tab „Allgemein": Vergeben Sie einen sprechenden Rufgruppennamen (z. B. „Reception Forward", „Buchhaltung") und eine freie virtuelle Nebenstellennummer (z. B. 200). Signalisierungsstrategie und Signalisierungszeit nach Bedarf wählen.

3. Tab „Nutzer": Über „+ Nutzer" die Mitarbeiter:innen hinzufügen, die diese Anrufe entgegennehmen sollen (z. B. „101 Karl Edlbauer").

4. Speichern. Notieren Sie sich die virtuelle Nebenstellennummer (z. B. 200) - diese senden Sie im nächsten Schritt an One100.

6.4 Ziel an One100 melden

Senden Sie an support@one100.ai (oder direkt an Ihre One100-Ansprechperson) folgende Angaben - pro Weiterleitungsziel ein Eintrag:

• 3CX FQDN (z. B. ihre-praxis.3cx.at)
• Virtuelle Nebenstellennummer des Ziels (z. B. 200)
• Bezeichnung des Ziels (z. B. „Rezeption", „Buchhaltung")
• Trigger: möglichst präzise Beschreibung, wann die KI an dieses Ziel weiterleiten soll

Beispiel: FQDN ihre-praxis.3cx.at, Ziel 200 (Reception Forward), Trigger „Wenn ein:e Anrufer:in explizit mit der Rezeption oder mit einer Person sprechen möchte". One100 hinterlegt im KI-Agent dann die SIP-Adresse sip:200@ihre-praxis.3cx.at als Weiterleitungsziel.

6.5 Testen

Sobald One100 das Routing eingestellt hat, prüfen Sie die Weiterleitung mit einem Testanruf: Rufen Sie Ihre Praxisnummer an, formulieren Sie den Trigger („Ich möchte zur Rezeption", „Es geht um eine offene Rechnung"), und die KI sollte den Anruf an die entsprechende Durchwahl bzw. Rufgruppe übergeben. Der weitergeleitete Anruf erscheint in 3CX im Anrufverlauf der Zielrufgruppe.

Häufige Probleme und Lösungen

„KI hebt nicht ab"

„KI hebt ab, aber kein Audio"

„Anruf wird sofort getrennt (Variante B)"

Sie haben „Keine Antwort-Zeitüberschreitung" möglicherweise auf `0` gesetzt. 3CX akzeptiert `0` nicht zuverlässig. Stellen Sie auf `1` Sekunde.

Geschafft

Ihre 3CX-Anlage leitet eingehende Anrufe jetzt zuverlässig an die One100 KI-Telefonassistent:in weiter. Anrufer werden professionell empfangen, Anliegen aufgenommen, und Sie sehen alles im One100-Dashboard nach.

Was als Nächstes empfohlen wird

• Erste echte Anrufe anhören - One100 Dashboard -> Conversations
• Prompt der KI verfeinern - basierend auf realen Gesprächen
• Termine direkt aus dem Anruf - One100-Tools für Terminbuchung aktivieren

Hilfe und Support

Support: support@one100.ai

Dokumentation: one100.ai/resources/introduction