Case Study: Wie eine Radiologie-Ordination den One100-KI-Telefonassistenten einsetzt

Die Ordination

Doz. Dr. Robert Bucek ist Facharzt für Radiologie und führt in Wien die Ordination „iPerforM relaxed MRI - Offene MRT im Shopping Center Auhof“. Seit Mai 2026 übernimmt dort ein KI-Telefonassistent von One100 die Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten. Wir haben mit Dr. Bucek über seine Erfahrung gesprochen.

Die Ausgangslage

Das Sekretariat ist nicht rund um die Uhr besetzt. Wer außerhalb der Öffnungszeiten anrief, erreichte nur die Mailbox. Jede Nachricht musste abgehört, die Daten manuell übernommen und der Patient zurückgerufen werden. Oft war er dann nicht mehr erreichbar, hatte schon eine andere Lösung gefunden oder war unzufrieden. Dieses Nacharbeiten kam zum laufenden Betrieb dazu und hatte auch „einen relevanten Arbeitsdruck auf die Mitarbeiter“.

Die Suche nach einer Lösung

Mit der Recherche hat Dr. Bucek schon vor eineinhalb Jahren begonnen. Ein erster Versuch mit einer Chat-Lösung wurde von den Patienten kaum angenommen, obwohl es eine dedizierte medizinische Lösung war: „Schreiben wollten die Leute nicht.“

Auch mit mehreren KI-Telefonlösungen hat die Ordination experimentiert und ist immer am gleichen Punkt gescheitert: Die zentralen Prozesse, also Termin vereinbaren, verschieben und stornieren, haben nicht funktioniert.

Der Weg zu One100

Auf One100 aufmerksam wurde die Ordination über ihr Patienteninformationssystem Care01. Dort gab es eine neue Kooperation mit One100 und damit eine vorprogrammierte Schnittstelle. Genau an diesem Punkt waren die bisherigen Versuche gescheitert. Das „war natürlich sehr attraktiv und hat den Weg in die Zusammenarbeit geebnet“.

Den Ausschlag gegeben hat für Dr. Bucek aber etwas anderes: „Ich muss ganz ehrlich sagen, das war die persönliche Betreuung.“ Sehr rasch ist ein kurzes Frage-Antwort-System mit Feedback-Schleifen entstanden, über das sich Änderungen kurzfristig umsetzen ließen.

Das Onboarding

Die Einrichtung beschreibt er als „wirklich sehr, sehr einfach umzusetzen“. Die Ordination hat eine Telefonnummer bekommen und in die eigene Telefonanlage eingebunden. Gemeinsam wurden die Begrüßungstexte vereinbart und festgelegt, wie die Datenbasis strukturiert sein soll. „Das war eigentlich dann schon der Start.“

Wichtig war ihm dabei, dass immer ein persönlicher Ansprechpartner da ist: „Nicht eine Support-Hotline, sondern man bekommt direkt eine Mail-Adresse von einem Ansprechpartner, mit dem man dann auch Probleme lösen kann, der auch entscheidungsbefugt ist und der auch kompetent ist, die Lösung mit umzusetzen.“ Von anderen Anbietern kennt er das anders: Themen werden weitergegeben, man muss nachhaken, weiß nicht, wer zuständig ist, und stellt immer wieder die gleichen Fragen. In der Zusammenarbeit mit One100 war das „noch kein einziges Mal der Fall“.

Was der KI-Telefonassistent übernimmt

Der Assistent deckt die telefonische Erreichbarkeit außerhalb der Öffnungszeiten ab. Damit ist die Ordination heute sieben Tage die Woche, 24 Stunden am Tag erreichbar. Er vereinbart, verschiebt und storniert Termine und beantwortet die häufigsten Fragen.

Das Ergebnis

„Für uns zahlt sich der KI-Telefonassistent definitiv auch finanziell aus. Terminbuchungen, die wir sonst außerhalb der Öffnungszeiten verloren hätten, bekommen wir nun.“ – Doz. Dr. Robert Bucek

Darüber hinaus werden stornierte Termine automatisch im Terminkalender freigegeben und können sofort wieder gebucht werden.

Und das Sekretariat spart zu Beginn jeder Tagesschicht viel Nacharbeitszeit. Vieles ist schon von der KI erledigt, der Rest wird von der One100-KI so aufbereitet, dass die Weiterverarbeitung deutlich einfacher und schneller geht.

Sein Fazit und sein Rat an andere Ordinationen

„Die KI-Lösung tut das, was sie tun soll, nämlich im Hintergrund funktionieren und Ressourcen freischaufeln.“ – Doz. Dr. Robert Bucek

Wer noch unsicher ist, ob ein KI-Telefonassistent zur eigenen Ordination passt, dem rät er, es einfach zu machen: „Ins kalte Wasser springen und starten.“ Die Einstiegshürde sei wesentlich niedriger, als man glaubt, und aus seiner Sicht steht der Nutzen „definitiv im Vordergrund“. Sein Resümee: „Von dieser Seite aus sind wir sehr zufrieden.“