Ihre One100 KI-Telefonassistentin in 5 Minuten Live

Dieses Video zeigt die komplette Einrichtung Ihrer One100 KI-Telefonassistentin – von der ersten Anmeldung bis zum Go-live. Darunter finden Sie jeden Schritt noch einmal in Ruhe erklärt.

Einrichtung in wenigen Minuten – Schritt für Schritt

Und so gehen Sie Schritt für Schritt vor:

1.Einstieg und Übersicht

Das One100 Portal ist Ihre zentrale Steuerung. Hier richten Sie Ihre KI-Assistentin ein und sehen den Fortschritt der Konfiguration.

So wissen Sie jederzeit, welche Schritte erledigt sind und was noch fehlt.

Startseite des One100 Portals mit Übersicht der Einrichtungsschritte — Das One100 Portal nach dem Login: Übersicht mit allen Einrichtungsschritten und ihrem aktuellen Status.

2.Telefonnummer wird automatisch zugewiesen

Beim Start der Konfiguration weist das System automatisch eine Telefonnummer zu. Unter dieser Nummer ist Ihre KI nach der Veröffentlichung erreichbar.

So können Sie sofort testen, ohne vorher selbst eine Nummer einrichten zu müssen.

Automatisch zugewiesene Telefonnummer in der Konfiguration — Die automatisch vergebene Telefonnummer wird oben in der Konfiguration angezeigt.

3.Praxisinformationen eingeben

Hinterlegen Sie Name, Spezialisierung und weitere Basisdaten Ihrer Praxis.

Die KI greift bei jedem Anruf auf diese Daten zurück – für die Begrüßung und für Auskünfte. Je genauer die Angaben, desto korrekter die Antworten.

Eingabemaske für Praxis-Basisinformationen — Eingabemaske für die Praxisdaten – Name, Spezialisierung und weitere Basisinformationen.

4.Anrufzusammenfassungen einstellen

Nach jedem Anruf erstellt die KI eine Zusammenfassung. Diese ist immer im One100 Tool einsehbar.

Zusätzlich können Sie die Zusammenfassungen per E-Mail erhalten. Hier legen Sie fest, an welche Adressen sie gehen.

So verpasst Ihr Team kein Anliegen – auch ohne ständig ins Tool zu schauen.

Einstellungen für den Versand der Anrufzusammenfassungen — Einstellung, an welche E-Mail-Adressen die Anrufzusammenfassungen zusätzlich gesendet werden.

5.Persönlichkeit festlegen

Bestimmen Sie Name, Begrüßung und Stimme Ihrer Assistentin sowie Verarbeitungs- und Hintergrundgeräusche.

Ein passender Name und eine vertraute Stimme wirken professionell. Die Geräusche machen Sprechpausen natürlicher – der Anrufer fühlt sich gut aufgehoben statt allein in der Leitung.

Einstellung von Name und Begrüßung der Assistentin — Festlegen von Name und Begrüßungstext der Assistentin.

Auswahl der Stimme aus den verfügbaren Optionen.

Einstellung der Verarbeitungsgeräusche, die kurze Denkpausen natürlich überbrücken.

Einstellung der Hintergrundgeräusche — Auswahl eines dezenten Hintergrundgeräuschs für eine natürlichere Gesprächsatmosphäre.

6.Anliegen definieren

Anliegen sind die Gründe, warum Patient:innen anrufen – zum Beispiel Termin vereinbaren, Rezept anfordern oder eine Rückfrage stellen.

Für jedes Anliegen legen Sie fest, welche Daten die KI abfragen soll, etwa Name, Geburtsdatum oder Sozialversicherungsnummer.

Wählen Sie zunächst die Standardanliegen aus, bearbeiten Sie diese und passen Sie die Details an.

Klar definierte Anliegen sorgen dafür, dass die KI gezielt die richtigen Informationen sammelt und nichts Wichtiges vergisst.

Neues Anliegen ergänzen — Ein neues Anliegen wird hinzugefügt.

Standardanliegen auswählen — Auswahl der Standardanliegen, die als Vorlage dienen.

Übersicht aller Anliegen — Übersicht aller angelegten Anliegen auf einen Blick.

Ein Anliegen im Detail bearbeiten — Ein einzelnes Anliegen wird im Detail bearbeitet.

Festlegen, welche persönlichen Daten im Anliegen abgefragt werden — Festlegen, welche persönlichen Daten die KI bei diesem Anliegen abfragt.

7.Wissensdatenbank befüllen

Hinterlegen Sie Wissen über Ihre Praxis – als manuellen Eintrag, per Website-Import oder als Dokument.

Manuelle Einträge eignen sich gut für Öffnungszeiten, wichtige Leistungen oder häufige Fragen.

Die KI durchsucht die Wissensdatenbank, um Anrufer-Fragen zu beantworten. Saubere Einträge führen zu verlässlichen Antworten.

Übersicht der Wissensdatenbank mit allen hinterlegten Einträgen.

Manuellen Eintrag anlegen — Anlegen eines manuellen Eintrags, etwa für Öffnungszeiten oder Leistungen.

Website in die Wissensdatenbank importieren — Import von Inhalten direkt aus einer Webseite.

8.Telefonnummer und Weiterleitung

Im Reiter Telefonnummer sehen Sie oben die automatisch zugewiesene Nummer. Darunter finden Sie alle Informationen zur Weiterleitung.

Damit Anrufe von Ihrer Praxisnummer bei der KI ankommen, muss die Weiterleitung eingerichtet sein.

Anleitungen zur Einrichtung: Rufweiterleitung über das Telefonnetz oder Weiterleitung über die Telefonanlage per SIP-Trunk.

Reiter Telefonnummer mit zugewiesener Nummer — Der Reiter Telefonnummer: oben die zugewiesene Nummer, darunter die Infos zur Weiterleitung.

Einstellungen zur Rufweiterleitung an die KI.

9.Go-live: KI veröffentlichen

Sind alle Schritte abgeschlossen, veröffentlichen Sie Ihre KI.

Ab sofort ist Ihre Assistentin unter der zugewiesenen Nummer erreichbar und nimmt Anrufe entgegen.

Schaltfläche zum Veröffentlichen der KI – Go-live — Mit Klick auf Veröffentlichen geht die KI live und ist sofort unter ihrer Nummer erreichbar.