The Aurora Ärztezentrum vereint im Herzen des 9. Bezirks in Wien Spitzenmedizin, Komfort und Wohlfühlcharakter unter einem Dach. Patientinnen und Patienten finden hier ein breites medizinisches Angebot und eine Betreuung, die „medizinische Qualität mit exzellentem Service" verbindet.
In einem großen Medizinzentrum mit rund 20 Ärztinnen und Ärzten gehen täglich zahlreiche telefonische Anliegen ein – von Rezeptanfragen über organisatorische Rückfragen bis hin zu Terminwünschen. Die telefonische Erreichbarkeit, auch außerhalb regulärer Zeiten, wurde zunehmend zu einem Thema, das die Kommunikationsprozesse des Zentrums berührt.
Zur Verbesserung der telefonischen Erreichbarkeit wurde gemeinsam mit One100 eine Lösung umgesetzt, die Anrufe jederzeit entgegennimmt, strukturierte Informationen abfragt und die Anliegen direkt weitergibt. Entscheidend war dabei, die telefonische Kontaktaufnahme für Patientinnen und Patienten so einfach und verlässlich wie möglich zu machen.
Kontinuierliche Erreichbarkeit und direkte Terminbuchung
Ein zentraler Bestandteil der Lösung ist die Möglichkeit, telefonisch Termine rund um die Uhr zu vereinbaren, unabhängig davon, ob gerade jemand persönlich erreichbar ist. Die Termine werden direkt im Kalender der jeweiligen Ärztin oder des jeweiligen Arztes eingetragen, was einen reibungslosen Ablauf sicherstellt.
Darüber hinaus werden auch organisatorische Anliegen wie Rezept- oder Überweisungswünsche erfasst. Die notwendigen Informationen werden strukturiert aufgenommen und intern an den Empfänger weitergeleitet.
„Mit dem One100 KI-Telefonassistenten stellen wir sicher, dass Patientinnen und Patienten ihre Anliegen rund um die Uhr telefonisch übermitteln können – und Termine direkt im Kalender der jeweiligen Ärztin oder des jeweiligen Arztes gebucht werden." – Dr. Fritz Höllerer, Facharzt für Allgemein- und Familienmedizin und Eigentümer The Aurora Ärztezentrum
Zuverlässigkeit im Praxisalltag
Die Lösung fügt sich dabei bewusst in die professionelle Gesamtausrichtung des The Aurora Ärztezentrums ein und unterstützt den Anspruch, Patientenkontakt und Servicefähigkeit auf hohem Niveau zu halten – unabhängig von der Tageszeit.
Für Patientinnen und Patienten bedeutet dies vor allem Verlässlichkeit: Sie können ihr Anliegen jederzeit telefonisch platzieren und wissen, dass es aufgenommen und weiter bearbeitet wird. Auch wenn nicht sofort eine Rückmeldung erfolgt, ist klar, dass die Anfrage erfasst ist und weiterbearbeitet wird.
„Für Patientinnen und Patienten ist es wichtig zu wissen: Ich habe mein Anliegen übermittelt, und es kümmert sich jemand darum." – Dr. Fritz Höllerer
Produktentwicklung aus der Praxis heraus
Ein besonderes Element in der Zusammenarbeit mit dem The Aurora Ärztezentrum war der enge Austausch im Entwicklungsprozess. Das Feedback aus der Praxis gehörte zu den wichtigen Impulsen dafür, dass die One100 KI-Telefonassistent:in in dieser Form überhaupt entwickelt wurde.
„Für uns war es besonders wertvoll, als einer der ersten Kunden mit unserem Feedback aus dem Praxisalltag die Entwicklung des Systems mitprägen zu können. Genau daraus ist eine Lösung entstanden, die im täglichen Betrieb von einem großen Ärztezentrum funktioniert." – Dr. Fritz Höllerer
Fazit
Das Projekt am The Aurora Ärztezentrum zeigt, wie medizinische Einrichtungen heute digitale Lösungen nutzen können, um Erreichbarkeit und Servicequalität zu verbessern – ohne den persönlichen Kontakt aus den Augen zu verlieren. Durch die strukturierte telefonische Erfassung von Anliegen und die direkte telefonische Terminbuchung entsteht eine verlässliche Schnittstelle zwischen Patientinnen und Patienten und dem Zentrum.